まずは運用準備を始めよう
Backlogの運用開始をする前に必要な準備をしましょう
特に全社や複数部門での導入を検討している場合、
準備なしに運用を開始すると、利用者からの混乱や定着の遅れを招きがちです。
本ページでは、利用者が安心して利用でき、
Backlogを最大限に活用するための5つの必須準備ステップをご紹介します。
1. Backlogの導入ステップを確認しよう
Backlogをどのように利用する予定かによってステップが異なります。
複数部門と単一部門のモデルケースを元に必要な準備をまとめていますので、
近しい方を参考に進めてみましょう。
2. 方針・体制構築 〜ゴールを明確にしよう〜
Backlogの導入を進めていく際に大事なのは「目指すゴールを共有すること」です。
Backlogを導入することでどんなゴールを目指すのか、
メンバーも共感できるようなゴール（ビジョン）を設定することで利用定着の土台を作りましょう。
◼︎ゴール設定の目的
・Backlog導入を通じて達成したい具体的な目標を明確にする。
・メンバーがBacklogを使うことで得られるメリットを提示し、利用意欲を高める。
◼︎ゴールを決める時のポイント
Backlogを活用することで最終的に目指したい姿（例：プロジェクトの進捗可視化、コミュニケーションの効率化）を言語化しましょう。コスト削減など経営側の都合ではなく、「メンバーが共感し、自分事として捉えられる」内容を重視しましょう！
3. 方針・体制構築 〜推進メンバーを決めよう〜
Backlogの導入を進めていく際の中心となるメンバーを決めましょう。
推進体制を構築することで、どんな場面で誰が何をすべきかが明確になります。
ツール導入時は利用メンバーに一時的な負担がかかるため、
安心して利用できるよう、質問やトラブルに対応するサポート体制を作りましょう。
◼︎推進メンバーの構成例
4. 先行利用 〜先行利用の準備をしよう〜
ゴールと推進体制が決まったら、推進メンバーを中心とした少人数での先行利用を開始します。
検証（トライアル）期間にどんなことを確認するのか予め推進メンバーで決めておきましょう。
※単一部門での導入の場合はこのステップから開始しても問題ありません。
◼︎決定すべき事項
トライアル期間は1ヶ月です。以下を決定した上で利用を開始しましょう。
・スケジュール： いつまでに何を完了させるか。
・利用範囲： どんな業務で誰が利用するか。
まずは推進メンバーを中心に基本操作の理解を進めましょう。
操作方法についてはマニュアルやセミナーの確認がおすすめです。
＜各種マニュアル＞
・初期設定マニュアル
・管理者用マニュアル
＜各種セミナー＞
・ビギナーズセミナー
・活用支援セミナー・初級編
5. 先行利用 〜運用ルールを作成しよう〜
プロジェクト設定が決まったら、ドキュメントに運用ルールを作成しましょう。
運用ルールがあることで、
利用するメンバーが増えた時もルールを参考に利用を進めることができます。
◼︎運用ルールの項目
・目的とゴール：プロジェクトの目的と達成したいゴール
・課題登録のルール：登録ルール・更新ルールをまとめましょう
・状態の定義：各状態（ステータス）の定義をまとめましょう
設定をカスタマイズしている場合はユーザーが迷わないように必ずルールに記載しましょう。
また参考資料などもあれば併せてドキュメントに載せておきましょう。
運用ルールの作成イメージは以下の記事でも紹介していますのでぜひご覧ください！
■Backlogの運用ルールをメンバー全員に周知
以上がBacklogを使い始める前の運用準備に必要なステップです！
メンバーが参加した後に困らないように、きちんと全体の方針を決めておくことはとても重要です。
プロジェクトの作成や課題登録を行う前にぜひ実施してみてくださいね。
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