種別・カテゴリー・マイルストーン活用術でタスク管理を劇的改善
💡あなたのBacklog、「ごちゃごちゃ」になっていませんか？？
・課題が多すぎて何が重要かわからない
・プロジェクトの全体像が見えず、進捗が把握しにくい
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目次
1.「種別」「カテゴリー」「マイルストーン」の違い |
1.「種別」「カテゴリー」「マイルストーンの違い
■種別とは
業務の「性質」や「種類」で分類（タスク、バグ、要望など）として使いましょう。
■カテゴリーとは
業務の「テーマ」や「ジャンル」で分類（デザイン、開発、広報など）として使いましょう。
■マイルストーンとは
プロジェクトの「節目」や「期限」で分類（フェーズ、リリース日など）として使いましょう。
2.なぜ使い分けが重要？整理整頓で得られる5つの大きなメリット
■メリット
・プロジェクトの全体像が一目でわかる！
・必要な情報（課題）を素早く見つけられる！
・タスクの優先順位付けや進捗管理が楽になる！
・チーム内での情報共有がスムーズになり、認識のズレを防ぐ！
・「種別」をテンプレート化して課題作成を効率化！
■具体例
以下の図は「bラボ運営」の管理をしているプロジェクトのガントチャートです。
このプロジェクトでは「マイルストーン：対応月」を設定し、「カテゴリー：業務の種類」を設定しています。
そうすることで「4月に対応する●●業務は何かな」とスグに確認することができます！
3.【ケーススタディ】「国内旅行の計画」で学ぶ！使い分け術
■前提
旅行先の選定から旅行当日に訪問する観光地の選定、荷物の準備など旅行当日までの
「やること」をBacklogで管理することになりました。
なお、本記事では以下の全体像に沿って準備を進めていくこととします。
「種別」「カテゴリー」「マイルストーン」の設定例
■種別
・タスク：実際に行う作業（ホテルを予約する、飛行機のチケットを予約する）
・調査 ：情報を集める作業（宿泊先、観光地、交通手段の調査）
・問題 ：計画の中で発生した問題に対処する作業（予算オーバー、空き状況の調整）
💡業務の性質で種別を整理することも重要ですが、テンプレート化したい内容で種別を分けるのも1つの手です。
例えば、「調査」の種別では以下のように「調査の目的」「調査内容」「調査時の補足」といった記入項目を記載することで、課題の粒度を保つことができますし、記入の手間を削減することができます。
■カテゴリー
業務がどのジャンルに関連しているか、種別に対して「何をするか」という視点で分類します。
・旅行先の決定
・移動手段
・宿泊手配
・観光・アクティビティ
・旅行準備
・出発準備
■マイルストーン
目標達成のために設けた重要な節目や締切日を設定します。
・2週間前：宿泊先や観光地の調査完了
・1週間前：宿泊先の予約完了、移動手段の手配完了
・3日前 ：観光地の予約完了、荷物リスト作成
・前日 ：出発準備完了（チケット確認、宿泊先の確認）
宿泊先を決定し予約をするまでの課題を例にご紹介します。
■【 課題1 】宿泊先の調査
・タイトル：宿泊先のリストアップを行う
・内容：訪問する観光地に近いエリアでホテルを数件探しリスト化する
・種別：調査
・カテゴリー：宿泊手配
・マイルストーン： 2週間前
■【 課題2 】宿泊先の予約
・タイトル：宿泊先の予約を完了する
・内容：目的地に近いエリアでホテルを選び、予約を完了させる。予算内で最適なプランを選ぶ。
・種別：タスク
・カテゴリー：宿泊手配
・マイルストーン：1週間前
■【 課題3 】宿泊先予約のトラブル
・タイトル：宿泊先の再選定もしくは宿泊日程の変更を検討する
・内容：ホテルを予約しようとしたところ、希望日が満室になってしまった。宿泊先の再選定もしくは宿泊日程の変更を検討する。
・種別：問題
・カテゴリー：宿泊手配
・マイルストーン： 1週間前
Backlogではどのように課題の進捗を確認することができるのかご紹介します。
■ガントチャート
マイルストーンを設定すると、ガントチャートで課題の重要な節目や締切日を可視化できます。
「グルーピング」を活用し、
「2週間前にやらないといけない課題は残り1つだね」
「1週間前までに完了させないといけない課題に取り組み始めちゃおうか」
というコミュニケーションも可能です。
■ボード
状態別で進捗の確認ができます。
なお、「種別」「カテゴリ」「マイルストーン」「担当者」別で絞り込みも可能です。
「宿泊手配」関連の課題のみ抽出して、旅行に行くメンバー同士で「ボード」を見て
「予約ってそろそろやらなきゃダメじゃない？」「誰がやる？」などコミュニケーションができます。
4.種別、カテゴリー、マイルストーンの設定
「プロジェクト」ごとに設定が可能です。
＜設定場所＞
プロジェクト設定＞種別、カテゴリー、マイルストーン の順でクリックします。
＜注意事項＞
機能制限を設定されたユーザーは追加・編集はできません。
＜詳細＞
ヘルプページをご覧ください。
・種別・カテゴリー・マイルストーンを使い分けよう
この記事では、種別、カテゴリー、マイルストーンを活用して課題管理をする方法を紹介しました。
自社にぴったりの種別、カテゴリー、マイルストーンを作って、Backlogをもっと活用していきましょう！
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