知恵のシェア広場

■ 業務内容
某ITベンダーが提供するサービスの再販

■ 課題・背景(Before)
・お客様やベンダーとのやり取りがメールベースで進む
 └つまるところPJ管理ができていない
・そのため対応漏れや遅延が頻発した

■ やったこと(Action)
・メールでの課題登録
・自分ともう1名を管理者にした上でPJ管理

■ 結果・成果(After)
業務遅延がゼロになった

■ 運用のコツ・一言
・決裁者の承認獲得に難航しました
・影響力があり比較的柔軟に対応してくれそうな社員を味方にするとうまく進みます

1件のコメント (新着順)

ニシさん、共有ありがとうございます!

メールでのやり取りですと、
メールの確認もれ&進捗の確認がやりにくいですよね😭

【 質問です 】
「メールでの課題登録」で解決された、とのことですが…。
御社のプロジェクトにお客様やベンダーさんを招待せずに、
お客様やベンダーさんメールの内容が課題登録されるようにしたのでしょうか?

メールでのやり取りで発生するタスク(例:お客様からの依頼内容)を「メールでの課題登録」でどのようにBacklogに登録してるのか気になり質問させていただきました!


おだしさん、コメントありがとうございます!
ご質問、以下に回答いたします。

「メールでの課題登録」で解決された、とのことですが…。
御社のプロジェクトにお客様やベンダーさんを招待せずに、
お客様やベンダーさんメールの内容が課題登録されるようにしたのでしょうか?
→ご認識の通りです。 背景は下記2点です。

 ①メールでおおむね要件が分かるため(例:何をいつ何個納品するか)
 ②外部の方を招待する手間に見合わないため(ベンダーは固定だがお客様は都度変わる)

あるサービス(eラーニングのようなもの)の提供というシンプルなものなのですが、
ベンダーやお客様とのやり取りが発生し、複数のプロセスを踏む必要があるため、
漏れや遅延が頻発しておりました。

ということで、Backlogの利用+メールでの課題登録で問題解決した、という話です!

ニシさん、ご丁寧に回答ありがとうございます!

お客様と普段、どのようなコミュニケーションが必要かによりますが、
内容次第で、お客様をBacklogに招待せず「メールでの課題登録」を活用して
お客様からの依頼内容が登録される運用を採用すると、確認漏れが防ぐことができて良さそうですね!