知恵のシェア広場

■ 業務内容
エンジニア組織の組織開発

■ 課題・背景（Before）
仕事柄テックイベントのスポンサー対応など、社外の方とのやりとりでメールを使う機会があります。
特にテックイベントのスポンサーを行う場合、主催者の方からさまざまな依頼がメールで届きます。

1通のメールで別々のタスクの依頼がきますし、各タスクの期日もバラバラです。
メールでタスク管理しようとすると、どの対応タスクをいつまでにやるか、どのタスクは完了したかなのが不明確になります。
タスクを分解して1つずつBacklogに登録していましたが、手間がかかりました。

■ やったこと
「メールで課題登録」機能を活用することにしました。
(https://support-ja.backlog.com/hc/ja/articles/360036147793)

運用としては以下の通りです。

・事前準備として、メールでの課題に必要な作業を行っておき、担当者を自分自身、期限日を「0日後」に設定しています。
・「これはタスクの依頼だな」と判断したメールは、全て転送して課題登録します。
・その日のうちに、Backlogの通常の運用に従った書き方に成形します。簡単に終わるタスクのみであったりタスクがすくない場合はチェックリスト化する、そうでない場合はタスクごとに小課題に分けるなどを行なっています。

■ 結果
Backlogでタスクを一元管理でき、タスクの見落としが減りました！
「もしかしたらメールの依頼内容に変えせていないかも...」というモヤモヤがなくなるのがありがたいです。
そのタスクを他の方に依頼する際も、Backlogを見てもらうだけで完結するので担当者に都度メールを転送する必要もありません。

なにより認知負荷が下がったのが一番の効果です。
この運用であれば、メールを見ている際の作業は課題登録用のメール転送だけで済みあちこちの画面を行き来する必要がなくなります。

メールはコミュニケーション、タスク管理はBaclogと切り分けることで、頭の中がスッキリしました！