Backlogを使って、予算策定・予実管理を行う方法
本記事では、株式会社ヌーラボの経営企画がBacklog上で予算策定・予実管理を行う方法をご紹介します。
■はじめに
各部署の予算策定から、予算と実績の乖離があった際のヒアリングなど、予算に関わる業務の多くをBacklog上で管理しています。これにより、情報の一元化と透明性の確保を実現し、効率的な予算管理を行っています。
■プロジェクト設定
プロジェクト設定の一例は、以下の通りです。
■課題作成〜確認
以下のような流れでBacklogを予算策定・予実管理に活用しています。
1.予算策定の依頼をBacklogで実施
年度末に次年度の予算を策定する際、各部署への予算提出依頼をBacklogの課題として起票します。課題のコメント欄には、提出期限や提出方法（スプレッドシートの更新など）を具体的に記載し、各部署の担当者に割り当てます。これにより、依頼内容の明確化と進捗の可視化が可能です。
2. 予算と実績の乖離を課題で管理
月次で予算と実績の確認を行い、乖離があった場合は、その原因究明と今後の見込みをヒアリングするための課題をBacklogに起票します。課題名には「期間」と「部署名」を設定し、どの期間のどの部署に関する予算課題なのかを一目でわかるようにしています。
3.コメント欄で担当者と連携
起票された課題のコメント欄で、各部署の担当者と詳細なやり取りを行います。具体的な質問内容や担当者からの回答、その後の対応方針など、予算に関する全てのコミュニケーション履歴がこの課題内に蓄積されます。これにより、認識の齟齬を防ぎ、情報が散逸することなく一元管理されます。
4.課題の状態管理と履歴の活用
課題の状態は「未対応」から「完了」へ移行させ、完了した課題も翌月に再度ヒアリングが必要な場合は状態を「未対応」に戻して利用します。こうすることで、年間を通じた部署ごとの予算状況や、過去のやり取りの経緯をスムーズに追跡できます。特定の部署の予算に関するやり取りが1つの課題に集約されるため、担当者が変わっても引き継ぎが容易になり、情報伝達の漏れを防ぎます。
経営企画担当者のみなさま、Backlogでの活用イメージはできましたか？
予算管理は企業によってその形態や担当部署が様々ですが、Backlogを活用することで情報の一元化、透明性の確保、そして効率的なコミュニケーションを実現できます。
「自社ではこういう使い方をしているが、もっとうまく活用できないか」
「こんなケースでは、どのように使えば良いか分からない」
といったご相談がありましたら、お気軽に個別相談会をご予約ください。
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