Backlogを使って、システム導入時の社外連携を行う方法
本記事では、株式会社ヌーラボの経営企画がBacklog上でシステム導入時の社外連携を行う方法をご紹介します。
■はじめに
株式会社ヌーラボの経営企画部では、新しいシステム導入プロジェクトにおいて、社内メンバーだけでなく、外部のベンダーやパートナーともBacklogを活用して連携しています。これにより、プロジェクトの透明性を保ちつつ、情報の一元管理と効率的なコミュニケーションを実現しています。
■プロジェクト設定
プロジェクト設定の一例は、以下の通りです。
■課題作成〜確認
以下のような活用でBacklogをシステム導入時の社外連携に活用しています。
1.外部パートナーとの密な連携
システム導入プロジェクトには、外部のベンダーが参加します。これらの外部パートナーをBacklogのゲストユーザーとして招待し、関連する課題に直接アクセスできるようにしています。これにより、メールやチャットツールの往復による情報伝達の遅延や認識の齟齬を防ぎ、スムーズな連携が可能です。
2.システム設定タスクの共有と進捗管理
システム導入に伴う各種設定作業は、Backlogの課題として起票し、社内外の担当者へ割り当てます。課題のコメント欄には具体的な設定内容や期日を記載し、進捗状況をリアルタイムで共有します。特に外部ベンダーに依頼するタスクは「リクエスト」として分類し、自社で対応するタスク（「タスク」）と区別することで、責任の所在を明確にしています。
3.チーム機能による権限管理の効率化
外部パートナーが複数名いる場合や、担当者が年度で変わる可能性がある場合は、チーム機能を活用してメンバー管理を行います。外部パートナーを特定のチームに所属させ、そのチームをプロジェクトに追加することで、個別のユーザーごとに権限設定を行う手間が省けます。これにより、人事異動などで担当者が変更になった場合でも、チームからメンバーを削除するだけで済み、セキュリティを維持しつつ効率的な権限管理を実現します。
4.ガントチャートによる全体進捗の可視化
システム導入のようなプロジェクトでは、全体の工程やスケジュール感を把握することが重要です。Backlogのガントチャート機能を利用し、各課題の開始日と終了日、担当者を設定することで、プロジェクト全体の進捗状況を視覚的に把握できます。これにより、ボトルネックの早期発見や、外部ベンダーとの連携スケジュールの調整がしやすくなります。
経営企画担当者のみなさま、Backlogでの活用イメージはできましたか？
システム導入プロジェクトにおける社外連携は、情報の機密性とプロジェクトの複雑さから、管理が難しい側面があります。しかし、Backlogを適切に活用することで、情報の一元化、透明性の確保、そして効率的なコミュニケーションを実現し、プロジェクトを成功に導くことができます。
「自社ではこういう使い方をしているが、もっとうまく活用できないか」
「こんなケースでは、どのように使えば良いか分からない」
といったご相談がありましたら、お気軽に個別相談会をご予約ください。
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