Backlogを使って、展示会出展の企画・運営を管理する方法
■はじめに
年間を通じて複数の展示会に出展しており、展示会ごとに個別プロジェクトを立てるのではなく、
すべての展示会を横断的に管理する一つの統合プロジェクトとして運営しています。
■プロジェクト設定
※▼をクリックすると詳細を確認することができます
▼プロジェクト名、参加メンバー
・プロジェクト名：Event Marketing
・参加メンバー：全社員
▼種別
一例は、以下の通りです。
・task
・出展計画
・契約
・請求書_支払い処理
・プレスリリース
・外部提出物
・キックオフの実施
・運営マニュアル作成
・事前集客
・メール
・フォロー対応
・出張・交通費等経費精算
・振り返り
繰り返し発生する課題（業務）で、定型ワークフローがある業務については「種別」としてテンプレート化し、効率化を図っています。
展示会の種類は複数ありますが、展示会出展に関する業務は、共通です。
入力の手間を省略するため、指定の業務で行うべき内容の漏れが発生しないように、課題のテンプレート（種別）を利用しています。
※課題のテンプレートについては、こちらをご覧ください。
▼状態
一例は、以下の通りです。
・未対応
・着手待ち
・処理中
・請求書待ち（支払い稟議前）
・処理済み
・保留（作業中断中）
・完了
イベントマーケティング（マーケティング課）が所属する部署で利用しているプロジェクトのルールに則り作成しています。
なお、「状態：請求書待ち（支払い稟議前）」は、展示会出展に伴う施工管理会社などへの支払い状況を把握するために設けています。（ヌーラボから施工管理会社への未払いを防ぐために設けています）
▼カテゴリー
部署単位で作成しています。主な用途は以下の通りです。
・業務関与者の記録：誰がどの業務に関わっていたかを明確にするため
・依頼内容の可視化：各部署ごとの対応状況を把握するため
一例は、以下の通りです。
・イベントマーケ
・メールマーケ
・セールス
・カスタマーサクセス
・デジタルマーケ
・デザイン
・コンテンツ
・コミュニティ
・コミュニケーション
・事業広報
▼マイルストーン
以下の基準で作成しています。
・「どの展示会なのか」を識別するために、「展示会名」で作成
・年度別の「イベントマーケティング年間計画」を素早く確認するために、「年度」を作成
一例は、以下の通りです。
・2026年度
・展示会1（展示会名が入ります）
・展示会2（展示会名が入ります）
・展示会3（展示会名が入ります）
・2025年度
・展示会4（展示会名が入ります）
・展示会5（展示会名が入ります）
・展示会6（展示会名が入ります）
■課題構造
1つの展示会出展に対して、多岐にわたる業務があり、かつ膨大な量があります。
「どの展示会」で「どのタスク」が「どのような進捗なのか・スケジュールなのか」を
管理するため（確認しやすくするため）に以下のような構造になっています。
■課題作成
0.マイルストーンを事前に作成します。
（年間計画の時に、出展する展示会ごとにマイルストーンを作成します。）
1.親課題を作成します。（大まかなタスクの期限ごとに作成します。）
例：出展計画、提出物、チラシ作成、ノベルティ作成、ブース設計
2.子課題を作成します。（ジャンル内の一連のタスクを全て作成します。）
3.タスク完了に向けて各課題を進めます。
■進捗確認方法
▼全体の進捗を確認する
ガントチャートを利用します。
「マイルストーン」「グルーピング」を設定することで、展示会ごと＆タスクのジャンル別で進捗確認ができます。
▼直近のタスクを確認する
ダッシュボードの「自分の課題」部分を利用します。
※ダッシュボードとは？
「対象：担当」→「自分が担当になっている課題」を確認することができます。
「対象：登録」→「自分が課題作成し、担当を他者にした課」を確認することができます。
イベントマーケティング担当者のみなさま、Backlogでの活用イメージはできましたか？
「自社ではこういう使い方をしているが、もっとうまく活用できないか」
「こんなケースでは、どのように使えば良いか分からない」
といったご相談がありましたら、お気軽に 個別相談会 をご予約ください。
▼個別相談会予約フォーム
■類似記事
・Backlogを使って、社外と連携してながらイベント実施に伴う会場施工準備を進める方法
・Backlogを使って、ウェビナーの企画・運営を管理する方法
共有する
