みんなのQ&A

＜質問したいこと＞ コメント内でのやり取りが多く、現在の進捗がわかりにくい課題がたまに出てきてしまいます。みなさまはこのような経験ありますでしょうか？また、この状況を改善する方法があれば教えてください ＜質問の背景＞ 外部の方とのやり取りの際に発生することがあります。コメントがチャットツールのようになり、進捗確認がコメントの履歴を追うところから始まってしまうことがあります。

＜質問したいこと＞ チームメンバーの業務量の可視化と、平準化の効果的な方法が知りたい。 ＜質問の背景＞ 特定のメンバーに業務が偏っている問題があり、改善したいと考えています。

＜質問したいこと＞ 定期的に発生するタスクについて、みなさんはどのように課題を作成されてますでしょうか？ ＜質問の背景＞ 毎月同様の課題を複数作成する必要があります。 また、繰り返し系のタスクが多いです。 課題やプロジェクトの作成を少しでも楽を出来ればと思うのですが…良い方法があれば知りたいです。 自動化できる方法などあれば最高です。

＜質問したいこと＞ 6ヶ月を超えるような長期プロジェクトでガントチャートをどのようにご利用して管理されているか、他の方の運用方法をお伺いしたいです。 ＜質問の背景＞ Backlog のガントチャートは、6ヶ月の期間しか表示出来ない状態ですが、実際のプロジェクトでは6ヶ月を超えるようなプロジェクトもあると思います。 チームメンバーの進捗状況などをガントチャートで確認する際に、年単位で確認したい場合など、どのように確認されているか他の方の知見を参考にしたいと考えています。

＜質問したいこと＞ 課題の期限日が近づいた時に、期限日の3日前・前日・期限日が過ぎてからなど、自分の好きなタイミングでリマインドをしたいですが、できますか？ ＜質問の背景＞ マイレポートやプロジェクトレポートで、その週に期限日を迎える課題や今日期限日の課題と期限切れ課題の通知を受け取れますが、他の人が担当者になっている課題も含まれます。また、自分の好きなタイミングで受信できません。 自分が担当者になっている課題で、自分の好きなタイミングでリマインドをしてほしいです。

＜質問したいこと＞ 課題を完了する前に必ず承認者にチェックしてもらうような仕組みは作れますか？ ＜質問の背景＞ レビューや承認者を飛ばして「完了」にしてしまうメンバーがいるため、強制的に承認ププロセスを入れる方法があるか知りたいです。

＜質問したいこと＞ 課題を作成するときに「期限日」を必須で設定するようにしたいです。 ＜質問の背景＞ 担当者が課題を作成してマネージャーが課題から進捗や期限を確認しています。 カスタム属性であれば必須設定できますが、「開始日」や「期限日」、「カテゴリー」についても必須で設定してもらいたいです。 周知していますが、なかなか運用ルールの徹底ができないため、機能で解決できると嬉しいです！

＜質問したいこと＞ 自分が優先して取り組むべき課題を確認するとき、皆さんはBacklog上のどこの画面で確認してますか？ ＜質問の背景＞ 今はダッシュボードの「自分の課題」で確認しているのですが、他の箇所でも担当者が自分の課題を確認できそうだな、と思ってまして。 他に便利に確認できる場所があったら知りたいです！

＜質問したいこと＞ ひとつの課題に対し、期限を示す項目が2つほしいです。 ＜質問の背景＞ 課題全体の「完了期限日」と、次のアクションの「対応期限日」のふたつの期限を管理したいです。

＜質問したいこと＞ 1つの課題に対し、複数メンバーをアサインしたいのに、担当者は1人しか設定できないので困っています。 メイン担当サブ担当などで設定できたら問題は解決するのですが、そういう機能がないので、同じような作業ことで困っている人がどう解決しているかを聞きたいです。 ＜質問の背景＞ 同じタスクを複数人で進めることが多いので、課題を作成した際に複数人に通知をしているのですが、「誰が担当か」かが不明瞭になったり、遅延したりしてしまう。

＜質問したいこと＞ 社外のメンバーを招待する際に気をつけている点やどう管理されているかを教えてほしいです。 ＜質問の背景＞ クライアントをBacklogに招待してプロジェクトを管理していく予定です。 クライアントの方には、自社のプロジェクトなどは閲覧できないようにしたいです。 ただ、プロジェクトの管理自体はクライアントにお任せしたいと思っています。

＜質問したいこと＞ プロジェクト名をどのようにルール化されているか、または特に決めずに運用されているのか。みなさんの運用方法を教えてください！ ＜質問の背景＞ 現在はIT部門のみで利用していますが、ゆくゆくは社内全体に自由に活用いただくようにルール等を整備し始めています。社内全体で利用となると、プロジェクト数も無数に増えていくかと思いますが、どういった運用がベストなのかと悩んでる次第です。 前提としてプロジェクト作成はIT部門が作成する運用を考えています。利用者に開放しても良いのですが、収拾がつかなくならないかと危惧しており。。そこまで管理する必要もないですかね。 IT部門管理内容例） ・ユーザー追加（社内外） ・プロジェクト作成（初期設定、キーの作成等） 　※デフォルトでドキュメント（Wiki）等に利用ルールや活用方法をあらかじめ記載して利用者への提供を検討中 などなど

＜質問したいこと＞ 課題の優先度の活用方法について、優先度（高中低）の定義をどのように設定していますか？ ＜質問の背景＞ 優先度についていろいろと定義を試してみますがしっくりするところまでたどり着けておらず。 無理して使う必要はないとは思ってはいますが、何か良い活用例があるのではないかと。。。 ちなみに部内の課題管理をBacklogでしていますが、一人当たりの課題の数も多くなりがちで、週次の進捗MTGで「処理中」だけど実際いま何が動いているのかが確認しずらくなっています。 そこで、現在進行形で対応しているものを「↑高」として、処理中だけど手を付けれていないを「→中」、課題には起票しているけど寝かしても支障がないけど備忘としての起票「↓低」として運用していた時期もあります。 みなさんは優先度って使われていますか？？？

■ご利用プラン プレミアム ■Backlog利用目的 社内・社外問わず業務のやりとり ■相談したいこと/解決したいこと 日頃の業務はGoogle WorkspaceとBacklogを使っているのですが、各種ファイル（画像・PDF等）の格納ルールはあったりしますか？ 例） Googleドライブ＝社外とのやりとり Backlogのファイル機能＝社内のみ ■相談の背景・目的 AI活用の観点からもどこか１つに集約したほうが良いと思いつつ 他社で良いルールがあれば参考にしたいと思っています！ よろしくお願いいたします。

■ご利用プラン スタンダード ■Backlog利用目的 プロジェクトの円滑な推進 メンバーの業務の可視化 ■相談したいこと/解決したいこと バックログ初心者です。マーケティングのプロジェクト管理やバックオフィス系のタスク管理の展開をしていきたいと考えていますが、メンバーが課題をきちんと入力・更新してくれるか不安があります。 特に「課題の起票」と「更新」の定着について、効果的な工夫やルール、また利用する上での心構えなどがあれば教えていただけないでしょうか。 ■相談の背景・目的 過去に別ツールを利用した際、運用が形骸化してしまった経験があり、同じことにならないか心配です。

■ご利用プラン プレミアム ■Backlog利用目的 日常業務・タスク管理 ■相談したいこと/解決したいこと Backlogを使い始めてしばらく経ち、基本的な課題登録やコメントのやり取りには慣れてきました。 ただ「課題をどのくらいの粒度で作ればいいのか」というところで悩んでおります。 例えば、 (1)1つの大きなタスク（例：Webサイトの更新作業）をそのまま1課題にまとめてしまう (2)あるいは「デザイン修正」「テキスト修正」「動作確認」と細かく課題を分ける といった判断です。 課題を細かくすると進捗は分かりやすいけれど、課題の数が多くなって管理が大変になりそうです。逆にまとめすぎると進捗が見えにくかったり、誰が何を担当しているのか不明確になってしまう気もしております。 みなさんはどのような基準やルールで「課題を分割する／まとめる」を決めていますでしょうか？ 実際のチームでの工夫や経験談を教えていただけますと幸いです。 ■相談の背景・目的 適切な課題の粒度で設定し、自他共に負担なく使いやすい運用をしたいと考えているため。

■ご利用プラン ※分かる範囲で記載ください プレミアム ■Backlog利用目的 全社的にBacklogを利用しております。 ■相談したいこと/解決したいこと 課題の項目の中のマイルストーンってどういう時に使うんですか？ ■相談の背景・目的 私自身Backlogに初めて触れてから2ヶ月弱です。 段々と機能については理解が進んできましたが、マイルストーンについての概念が理解できておりません。 マイルストーンってそもそもどういう際に入力するといいのか？カテゴリーとの違いや使い分けは？などお伺いしたいです！！ ■制約 制約なし。

■ご利用プラン プレミアム ■Backlog利用目的 日常のどの業務でもBacklogを活用しています。 ■相談したいこと/解決したいこと 皆様は個人のタスク管理はどのように管理されていますか…？ イメージとしては「xxさんに連絡する。」「課題を起票する。」「会議の資料を見る。」のような本当に些細な内容です。 ■相談の背景・目的 現在、私は「x月個人タスク管理用」という親課題を立て、その小課題に各種課題を作成して管理しています。 また子課題の課題キーをコピーして、Googleカレンダーの件名と詳細にペーストし、各課題に着手する時間を確保しています。その時間になったらカレンダーに記載されているリンクから課題を開く運用です。 この運用でもうまく回っているのですが、他の皆様がどのように個人タスクを管理されているのかお伺いしてみたいと思いました！ 例えば、 ・カレンダー上のみで管理している。 ・紙で管理している。 ・他の課題上にチェックリストとして個人のやることを記載して、対応している。 などのように運用をお伺いしてみたいと思いました。 ■制約 特に制約はございません。

■ご利用プラン 不明 ■相談したいこと/解決したいこと 「Wiki」に業務ノウハウなどチームの共有事項を記載してます。 しかし、最近「ドキュメント」の存在を知り気になっています。 ①wikiからドキュメントに利用変更された方がいましたら、 ドキュメントに変更してよかった点があれば教えて欲しいです！ ②ドキュメントならではの「使い方・活用方法」があれば併せて知りたいです。 ■相談の背景・目的 自分の所属しているチームのプロジェクトで「ドキュメント」を使ってみたいが、他メンバーに対して、提示できるメリットが知りたくて質問しました。

※件名に記載の通り、実際の困りごとではなく、テスト投稿です！ ーーーーー ■ご利用プラン スターター ■Backlog利用目的 PJ管理 ■相談したいこと/解決したいこと 決裁者の承認を獲得するのに苦労しています。 みなさまのTipsをいただくことは可能でしょうか。 ■相談の背景・目的 投資対効果に懐疑的な意見が出ている 若手社員からの指示は強いものの、ベテラン社員からの反発が大きい ■制約 ITツールに保守的なベテラン社員が多く、導入に否定的な意見が多い